Digitalización del archivo municipal 

Cada vez son más las ciudades y municipios españoles que dedican un extraordinario esfuerzo para poner al servicio de la sociedad en general, el patrimonio documental producido durante siglos y siglos por sus instituciones públicas, creando así infraestructuras culturales tan necesarias como son los archivos digitales.

Son múltiples las consultas diarias que se reciben en el ayuntamiento a fin de acceder a información relativa tanto a expedientes administrativos activos como archivados, así como consultas de historiadores y particulares interesados en la historia del patrimonio documental de la localidad.

Desde hace unos años, con la implantación de la administración electrónica, modelo de Administración pública que utiliza las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para desarrollar su actividad, especialmente en tres frentes: en las relaciones con los ciudadanos, en su actividad interna y en las relaciones con otras administraciones, estamos viendo la importancia de ésta de cara a facilitar el trabajo del personal de la propia administración, así como  las relaciones de ésta con los usuarios y con otras administraciones.

Por tanto, es necesario para satisfacer las necesidades actuales y futuras, aprovechar  las oportunidades que nos brinda la digitalización para avanzar también en la propia actividad interna del ayuntamiento, digitalizando nuestro archivo, para preservar los originales y para facilitar el acceso a la información a los usuarios. Para ello necesitábamos contar con una herramienta de calidad que nos permitiera digitalizar todo nuestro contenido asegurando la privacidad y confidencialidad de los datos junto con la garantía de contar con un buen software de gestión documental.

PaperOffice DMS fue nuestra elección para encargarse del reconocimiento automático inteligente de documentos, archivo a prueba de revisiones, administración de contactos, flujo de trabajo y administración de procesos.

Gracias a la implantación de la digitalización de PaperOffice, el Archivo Municipal de Carrión de los Condes ha conseguido:

  • Ahorrar tiempo y recursos
  • Fácil acceso a los documentos
  • Disponibilidad de los documentos para cualquier empleado autorizado
  • Proporcionar una gestión transparente de los archivos

La disponibilidad ahora es mucho más fácil y rápida, cambiando de una forma fundamental y sostenible los procesos internos del Ayuntamiento. Los conocimientos administrativos están ahora organizados de forma transparente y disponibles en cualquier momento.

PaperOffice caso de estudio

El archivo del ayuntamiento, entendido como el conjunto de documentos generados en el ejercicio de su actividad, está formado por expedientes administrativos en su mayoría, si bien existen múltiples series documentales que podrían denominarse históricas dada su antigüedad, que nos hablan de la historia y acontecimientos ocurridos en la actividad política, social y administrativa del municipio.

Avanzar al ritmo de las nuevas tecnologías es una exigencia actual que no podemos obviar, es una necesidad que hay que cubrir más si cabe teniendo en cuanta las múltiples dificultades  a las que se enfrenta el medio rural en el que nos movemos con una despoblación progresiva y la falta de oferta formativa entre otras.

La elección de contar con la herramienta de PaperOffice fue uno de los aspectos mas claros que desde el ayuntamiento de Carrión de los Condes teníamos desde un principio.

Los criterios de selección más importantes fueron la fiabilidad y la seguridad, ya que los documentos gestionados tienen un contenido confidencial, como documentos personales o la situación financiera del solicitante.

No se consideraron varios proveedores en la nube o soluciones de código abierto debido a la normativa de protección de datos de las instituciones públicas, ya que no se podía garantizar la seguridad de los datos personales de la RGPD a largo plazo.

Dado que PaperOffice DMS no es una aplicación en la nube y almacena todos los datos en una base de datos central que se encuentra en el Ayuntamiento, se decidió finalmente probar el escenario requerido con una instalación de prueba.

 


 

Si desea mas información y consultar el caso de estudio realizado por PaperOffice puede hacerlo accediendo a la siguiente dirección:

https://start.paperoffice.com

Paperoffice - EL CAMINO AL AYUNTAMIENTO DIGITAL - DIGITALIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN